Presseinformation zur bundesweiten Aktionswoche der kommunalen Jobcenter
16.06.2022
Nach dem erfolgreichen Start im Jahr 2019 führen die kommunalen Jobcenter auch in diesem Jahr eine Aktionswoche durch. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 2022 stellen die 104 kommunalen Jobcenter in der Zeit vom 20. bis zum 26.06.2022 ihre Arbeit und ihre jeweiligen Angebote vor, wobei jedes der Jobcenter individuell ganz unterschiedliche Aufgabengebiete thematisieren kann. Ziel ist es, mit Bürgerinnen und Bürgern, Politik, Wirtschaft, Medien und Fachöffentlichkeit ins Gespräch zu kommen.
Im Rahmen der Aktionswoche 2019 hat das JobCenter Schaumburg über die Auswirkungen des digitalen Wandels und den sich daraus ergebenden Veränderungen für das JobCenter, die Mitarbeitenden und natürlich die leistungsberechtigten Bürger*Innen berichtet. Begründet und vorangetrieben von einer positiven Einstellung gegenüber den aus dem digitalen Wandel resultierenden Umstellungen und Neuerungen hatte das JobCenter Schaumburg sich bereits 2019 zum Ziel gesetzt, frühzeitig möglichst viele positive Auswirkungen der Digitalisierung zu nutzen. Aus dieser Zielsetzung heraus hat sich nach und nach eine Veränderung des klassischen Arbeitsplatzes ergeben. Die erneute Aktionswoche soll nun zum Anlass genommen werden, zurückzublicken und zu schauen, was tatsächlich in den vergangenen drei Jahren erreicht werden konnte und welche der gesetzten Ziele umgesetzt werden konnten.
Bereits im Jahr 2019 haben die Mitarbeitenden des JobCenter Schaumburg die Vorzüge der Umstellung auf ein digitales Bearbeitungsprogramm für alle Arbeitsbereiche und der Einführung einer elektronischen Akte nutzen können. Ergänzt durch die Bereitstellung einer digitalen Druckstraße waren die Mitarbeitenden in der Lage, von jedem Arbeitsplatz aus auf die notwendigen Akten und die Fachanwendungen zuzugreifen und Poststücke über die Druckstraße zu versenden.
Darüber hinaus wurde die Homepage des JobCenter Schaumburg im Jahr 2019 grundlegend überarbeitet und völlig neu gestaltet. Besucher*Innen der Homepage können seit der Neugestaltung aufgrund der mit hohen Maßstäben konzipierten Benutzeroberfläche die für sie relevanten Informationen, Daten und Inhalte schnell und einfach mit nur wenigen Mausklicks finden und auf jedem Endgerät laden.
Digitalisierung bedeutet immer auch Veränderung. Das JobCenter Schaumburg steht den sich daraus ergebenden, notwendigen Anpassungen, Umwandlungen und Möglichkeiten offen und positiv gegenüber. Aus diesem Grund wurde bereits 2019 das Ziel festgeschrieben, über die damals bereits realisierten Digitalisierungsprozesse hinaus, noch weiterreichende Möglichkeiten zu schaffen, die eine sichere, noch schnellere und vor allen Dingen nutzerfreundliche Kommunikation mit dem JobCenter möglich machen.
Wie schnell diese Aufgabe an Bedeutung und Relevanz gewinnen würde, zeigte uns allen dann das Jahr 2020:
Im Januar 2020 erreichte das Coronavirus erstmals offiziell Deutschland. Der erste Corona-Lockdown wurde am 16. März 2020 beschlossen und trat am22. März 2020 in Kraft. Er war mit zahlreichen Einschränkungen im öffentlichen Leben verbunden. Auch das JobCenter Schaumburg war von den Auswirkungen betroffen. Zum Schutz der Bürgerinnen und Bürger sowie zum Schutz der Mitarbeitenden musste die Kreisverwaltung einschließlich aller Außenstellen – und somit auch das JobCenter Schaumburg – ab dem 16.03.2020 für die Öffentlichkeit geschlossen bleiben. Selbstverständlich war das JobCenter aber weiterhin erreichbar. Alle Anliegen mussten fortan per E-Mail, Post und/oder Telefon geklärt werden. Aufgrund eingespielter Verfahren konnte nahezu nahtlos weitergearbeitet und alle Leistungen konnten rechtzeitig gewährt werden.
Möglichst schnell sollten weitere Angebote für die Bürger*Innen bereitgestellt werden, um insbesondere den Leistungsberechtigten den Zugang zu den Leistungen des JobCenters zu erleichtern. Aus dieser Zielsetzung heraus wurde im Juli 2020 der digitale Online-Hauptantrag auf der Homepage zur Verfügung gestellt. Das JobCenter Schaumburg hat mit zwei weiteren kommunalen Jobcentern aus Niedersachsen an einem Pilotprojekt zur Einführung eines digitalen Hauptantrages für Leistungen nach dem SGB II mitgewirkt. Aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Einschränkungen wurde dieses Serviceangebot von den verantwortlichen Stellen deutlich beschleunigt, um den Leistungsberechtigten möglichst schnell einen unkomplizierten und direkten Weg der Antragstellung zu ermöglichen. Der Online-Hauptantrag bietet gegenüber dem bisherigen Papierantrag viele Vorteile sowohl für Leistungsberechtigte als auch für das JobCenter. Insbesondere die Nutzerfreundlichkeit wird im Vergleich zum Papierantrag und seinen zahlreichen auszufüllenden Anlagen deutlich erhöht. Bei der Erstellung und Entwicklung des Online-Hauptantrages wurde deshalb besonderer Wert auf die hohe Nutzerfreundlichkeit und eine leichte Bedienung gelegt. Eingebettete, leicht verständliche Hilfetexte und eine übersichtliche Gestaltung des Online-Hauptantrages ermöglichen es nun allen Antragstellenden, den Antrag zu jeder Zeit bequem von zu Hause aus auszufüllen und die entsprechenden Nachweise direkt per Computer oder Smartphone hochzuladen. Seit der Einführung des Online-Hauptantrages im Oktober 2020 ist viel passiert. Die entsprechenden Statistiken zeigen, dass die Leistungsberechtigten die Vorteile der digitalen Antragstellung schätzen und die Möglichkeit dementsprechend häufig nutzen. Über 50 % der Neuanträge gehen mittlerweile online beim JobCenter Schaumburg ein.
Zwischenzeitlich wurde das Onlineangebot dahingehend erweitert, als dass auch die Weiterbewilligung (WBA) von Arbeitslosengeld II sowie die Mitteilung von Veränderungen (VÄM) digital über die Homepage erfolgen können. Notwendige Nachweise können bei Nutzung des Onlineformulars direkt hochgeladen und mit dem fertigen Formular digital an das JobCenter übersandt werden.
Als weiterer Schritt wurde im Oktober 2021 auch die Online-Terminierung auf der Homepage des JobCenter Schaumburg freigeschaltet. Leistungsberechtigte haben seitdem die Möglichkeit, über die Homepage des JobCenters Termine direkt im Kalender des zuständigen Sachbearbeitenden zu buchen. Dadurch wird es Leistungsberechtigten ermöglicht, Termine im JobCenter flexibel und bequem von zu Hause aus zu buchen und bei Bedarf zu verlegen. Durch diese neue Serviceleistung können Leistungsberechtigte Kosten und Zeit sparen, da die Buchung von Terminen an den persönlichen Kalender und die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Leistungsberechtigten angepasst und anschließend kontaktlos durchgeführt werden können. Um die Online-Terminierung nutzen zu können, muss lediglich eine einmalige Registrierung für die Anwendung erfolgen.
Eine intuitive Bedienung der Homepage des JobCenters soll auch künftig sichergestellt sein. Ziel ist es, die gewünschten Informationen oder Leistungen für die Anwendenden so darzustellen, dass das Gesuchte möglichst direkt gefunden wird. Aus diesem Grund wurde auf der Homepage an zentraler Stelle ein eigener Menüpunkt „Online Service“ eingefügt. Unter diesem Menüpunkt werden alle digitalen Angebote des JobCenters gebündelt.
Um auch weiterhin die Digitalisierung voranzutreiben und möglichst viele sich daraus ergebende Vorteile nutzen zu können, beschäftigt das JobCenter Schaumburg außerdem seit Mai 2021 einen eigenen Digitalisierungsbeauftragten in Vollzeit, der die Umsetzung der Digitalisierungsprojekte federführend vorantreibt.
Seit Mai 2022 steht den Leistungsberechtigten auch ein digitaler Dokumenten Upload zur Verfügung. Der digitale Dokumenten Upload bietet die Möglichkeit, flexibel und bequem von zu Hause aus oder von unterwegs Dokumente und Unterlagen direkt als Bild oder als PDF beim JobCenter Schaumburg einzureichen. Unterlagen und Dokumente können getrennt nach den jeweiligen Kategorien komfortabel in einem Vorgang hochgeladen werden. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Dokumenten- Uploads erhalten die Anwendenden eine Bestätigung des Posteingangs im JobCenter per Email. So kann jederzeit überprüft werden, ob alle Unterlagen korrekt und vollständig hochgeladen wurden. Durch diese Serviceleistung können Fotokopien und Zeit eingespart werden und zusätzlich entfällt der Weg zum JobCenter oder zum Briefkasten.
Um den digitalen Dokumenten-Upload nutzen zu können, benötigen Leistungsberechtigte lediglich eine gültige Email-Adresse sowie ihr jeweiliges Aktenzeichen beim JobCenter Schaumburg.
Als zusätzlicher Service wurde im JobCenter darüber hinaus eine Projektgruppe zum Thema „Erklärvideos“ gebildet. Im Rahmen dieser Projektgruppe wurden bereits verschiedene Erklärvideos erstellt. Unter dem Menüpunkt „Online-Service“ finden Interessierte die Erklärvideos zur Nutzung des Onlineantrages, des Weiterbewilligungsantrages, zur Veränderungsmitteilung, zur Online-Terminvereinbarung sowie zum Dokumenten Upload. In den Erklärvideos wird Schritt für Schritt sehr anschaulich durch die verschiedenen Themengebiete geführt und die Nutzung erläutert.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Digitalisierung im JobCenter Schaumburg eben nicht nur ein Begriff auf dem Papier ist. Viele neue Angebote konnten bereits umgesetzt und bereitgestellt werden. Der Service für die Leistungsberechtigten konnte durch den Einsatz und die Bereitstellung der genannten Online-Angebote kontinuierlich verbessert und ausgebaut werden. Gleichzeitig haben die Veränderungen zu optimierten und effektiveren Arbeitsabläufen geführt.
Auch wenn in den vergangenen Jahren schon viel in Sachen Digitalisierung im JobCenter Schaumburg erreicht werden konnte, wird sich das JobCenter auf dem Erreichten nicht ausruhen. Das JobCenter Schaumburg stellt auf seiner Homepage bereits die Möglichkeit, viele Leistungen online zu nutzen. Gleichzeitig wird aber stetig daran gearbeitet, auch weitere Anträge online zur Verfügung stellen zu können. Perspektivisch soll es langfristig dann auch möglich sein, die in den Onlineanträgen vorhandenen Daten automatisch in die Fachanwendung des JobCenter Schaumburg zu übernehmen.
